كيف تستخدم المنشآت برنامج erp في تتبع أنشطتها التجارية؟

يعد برنامج erp الخيار الأنسب لتخطيط موارد المؤسسة ومن خلال السطور القادمة سنتعرف على كيف تستخدم المنشآت برنامج erp في تتبع أنشطتها التجارية؟

ما هو برنامج erp؟ وآلية عمله

ينتمي برنامج erp إلى برامج تخطيط موارد الشركات، كما يعد أفضل الأنظمة البرمجية التي تهدف إلى تنسيق كافة عمليات الأعمال في المؤسسة مما يحقق التكامل الأمثل والمطلوب.

وتتنوع تلك العمليات بين المحاسبة والموارد البشرية والتصنيع وكذلك المبيعات والتسويق والمخزون والمشتريات.

وتجدر الإشارة إلى أن تلك الأنظمة تسعى لجمع وتحليل وتقديم البيانات المتعلقة بالأداء والجودة والكفاءة والربحية في المؤسسة.

بالإضافة إلى قدرتها على المساعدة في اتخاذ القرارات الاستراتيجية الصحيحة، ناهيك عن قدرتها على تسهيل التواصل بين الأقسام والفروع والشركاء بالخارج.

ومن هنا، نشير إلى أن تلك البرامج تعتمد في الأساس على الوحدات النمطية التي يمكنها تغطية جوانب الأعمال المختلفة.

كما يمكنها الربط بين تلك الجوانب من خلال قاعدة بيانات مشتركة تقوم كلٍ منها بإدارة وظيفة معينة، سواء في إدارة المشروعات أو العلاقات مع العملاء، وكذلك إدارة سلسلة التوريد.

بالإضافة إلى إمكانية استخدامها في الوصول إلى البيانات والتقارير؛ لأنها تدعم واجهة مستخدم بسيطة ورسومية تتيح لك سهولة استخدامها من خلال الإنترنت أو من خلال الهاتف الذكي؛ مما يعني توفير الوقت والجهد بالتبعية.

المزايا الأساسية لنظام ERP

من المهم الإشارة إلى أهم المزايا التي يوفرها لك نظام ERP؛ لكي يتسنى لك إمكانية الاستفادة من هذا النظام بطريقة صحيحة، وقد جاءت المزايا كما الآتي:

• تساهم تلك البرامج بشكل لا غنى عنه في الربط بين كافة الأنظمة والتطبيقات والأجهزة الخاصة بالشركة ضمن بيئة موحدة.
• يساهم بشكل كبير في تحقيق التوافق والتبادل مع الأنظمة الخارجية سواء للمؤسسات أو العملاء أو الموردين.
• تدعم تلك الأنظمة استخدام أحدث التقنيات، ومنها السحابة أو الإنترنت، والعديد من التقنيات الأخرى.
• تعمل على تحسين كفاءة العمليات؛ مما يساهم في تبسيط وتوحيد العمليات المتعلقة بالمحاسبة والمبيعات والتسويق، ولاسيما الإنتاج والمشتريات والمخزون والموارد البشرية.
• تعمل على تعزيز جانب الاتصال والتعاون بين الأقسام والفروع المختلفة.
• من الممكن الاستفادة منها في التحليل والحصول على المعلومات الكافية؛ مما يساعدك في اتخاذ القرارات الاستراتيجية الصحيحة.
• توفير البيانات الدقيقة للشركات؛ مما يعمل على حمايتها من التلاعب والعديد من المشاكل المحتملة.
• توفير البيانات بسرعة، مع إمكانية مزامنتها مع قاعدة بيانات مشتركة؛ مما يوفر لك سهولة الوصول إليها وقتما تشاء.
• القدرة على تحسين إدارة المخزون عبر مراقبة وتتبع وتحديث حالة المخزون في كافة مستودعا الشركة.
• ضبط مستوى المخزون حسب الطلب والعرض.
• تسهيل تنفيذ عمليات الإنتاج والتوريد والشحن بأعلى مستوى من الجودة والكفاءة.
• تحسين إدارة العملاء عبر تحسين جودة المنتجات والخدمات التي تُقدم إليهم، دون الحاجة لاستغراق وقت طويل؛ ممما يساهم في تسريع عملية الاستجابة لمتطلباتهم المختلفة.
• تسهيل فهم احتياجات وتوقعات العملاء على اختلافهم؛ مما يعني بناء علاقات قوية وممتدة معهم.
• تبسيط التقارير والتحليلات الخاصة بالمؤسسات، وإنشاء وتخصيص وتوزيع التقارير.
• إمكانية إنشاء الرسوم البيانية ولوحات البيانات التي من خلالها يتم عرض مؤشرات الأداء الخاصة بالشركات؛ مما يساهم في تحسين الأداء.
• سهولة الاستفادة من تقنيات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لاستخلاص الأنماط والفرص من البيانات؛ مما يساهم في تحسين أداء المؤسسات المختلفة.

كيف يعمل نظام ERP؟

تعمل تلك الأنظمة بصورة موحدة، كما تجمع عمليات الأعمال الأساسية في نظام واحد متكامل، وتجدر الإشارة إلى أن تلك الأنظمة تهدف إلى تسهيل إدارة الأعمال عبر توفير منصة مركزية، وإليك طريقة عملها على النحو التالي:

• الدمج والتكامل:

تلك الأنظمة تعمل على توحيد كافة عمليات المؤسسة ضمن قاعدة بيانات مركزية واحدة؛ مما يشير إلى أن كل قسم مثل المالية والموارد البشرية والتصنيع والمشتريات والمبيعات يتصل بالنظام ويعتمد على استخدام البيانات ذاتها.

• جمع البيانات:

يتم الاعتماد على هذا النظام في جمع البيانات وتخزينها من كافة الأقسام، حيث يقوم قسم المبيعات بإدخال البيانات والطلبات، وفي الوقت ذاته يختص قسم المخزون بتحديث بيانات المنتجات المتاحة.

• تحليل البيانات:

عقب الانتهاء من جمع البيانات يتم الاعتماد على النظام عبر معالجتها وتحليلها؛ مما يتيح لك سهولة توفير تقارير دقيقة ومحدثة بصورة مستمرة.

وتجدر الإشارة إلى أن تلك البيانات والتقارير تساعد المديرين في اتخاذ القرارات الصحيحة القائمة على البيانات الواقعية.

• الأئتمتة:

تلك الأنظمة تختص بأتمتة الكثير من العمليات الروتينية، ومن هنا نشير إلى أن هذا النظام يمكنه إصدار فواتير تلقائيًا بالاستناد إلى أوامر البيع التي يتم إدخالها، وكذلك تحديث المخزون بصورة تلقائية عقب الانتهاء من عملية البيع.

• التواصل بين الأقسام:

توفر تلك الأنظمة التكامل المطلوب؛ وعليه فمن الممكن الاستفادة منها في تسهيل التواصل والعمل بصورة فعالة بين الأقسام المختلفة.

ففي حال أن قام قسم المبيعات بإدخال طلب جديد، يقوم قسم التصنيع ببدء عملية الإنتاج بالاستناد إلى تلك المعلومات التي تم إدخالها من قبل.

• إدارة الموارد:

من بين المزايا التي توفرها لك هذه الأنظمة سهولة إدارة الموارد بشكل أكثر كفاءة، وتشمل تلك العملية الموارد المالية والبشرية والمادية المتاحة.

حيث يمكن للنظام متابعة استخدام تلك الموارد، بالتزامن مع استغلالها بأفضل طريقة متاحة على الإطلاق.

• التقارير والتحليلات:

تتيح لك تلك الأنظمة العديد من أدوات التحليل المتقدمة؛ مما يتيح إلى الشركات سهولة مراقبة الأداء الخاص بها بصورة مستمرة.

وبالتالي فيمكن استخدامها في مساعدة الإدارة على اتخاذ القرارات الاستراتيجية الصحيحة بالاستناد إلى التقارير والبيانات الدقيقة التي من خلالها يتم الوقوف على المخاطر والفرص والاتجاهات المتاحة أمام الشركة.