يبدو أنك تعبت وأصابك اليأس من محاولتك لتنظيم وقتك وترتيبه وإدارته، ولكن في كل مرة تجد نفسك قد وقعت في نفس المشكلة، وهي ضياع وقتك دون أن ترى حجمًا مناسبًا من الإنجازات.
في الحقيقة، تعد هذه المشكلة شائعة بشكلٍ واسع، فالكثير منا يعاني من هذه المشكلة، ودائمًا ما نحاول وضع طرق واستراتيجيات إدارة الوقت لنستغله بأفضل شكل.
لذلك، في مقالنا اليوم على منصة تقني بلس TiqnyPlus سنطرح إليكم أفضل طرق واستراتيجيات إدارة الوقت بفعالية، بحيث تستطيع من خلالها تنظيم وقتك وتنفيذ كل المهام المترتبة عليك، فتابع معنا.
لماذا يعد تنظيم الوقت مهمًا في حياتك؟
في الحقيقة، إن تنظيم الوقت له تأثير كبير في جميع مجالات الحياة.
فلو افترضنا أنك طالب في إحدى الكليات، فذلك يتطلب منك تنظيمًا للوقت لتدرس ما عليك من مواد وفق أوقاتٍ مناسبة للتركيز، وإلا فستعاني من تشتتٍ وضياع في دراستك وربما قد تفشل.
كذلك الأمر في مجال العمل، فالمهام بالتأكيد تتطلب منك تنفيذها بانتظام، وهذا يحتاج إلى إدارة الوقت بانتظام، وإلا فإن المهام لا يتم تنفيذها كالمطلوب.
خاصةً أن هناك مهام لها الأولوية في تنفيذها، وتنظيم الوقت يساعدك في ترتيب المهام وفق أهميتها.
فيما يلي بعض النقاط التي توضح أهمية إدارة واستراتيجيات إدارة الوقت:
- تساعدك إدارة الوقت على إنجاز عملك بوقت أقصر، وبالتالي ستستفيد من وجود متسع من الوقت لتنفيذ وإنجاز مهام أخرى، أو بإمكانك استغلال هذا الوقت لتستريح وتشحن طاقتك من جديد.
- لن تضطر إلى بذل مجهود إضافي لتحل المشاكل التي تواجهك، لأنك عندما تكون منتظمًا بوقتك فسيتيح لك ذلك صفاء دماغك والتفكير بكفاءة أكبر.
- ستشعر بشعور إيجابي طوال الوقت، عدا عن شعورك بالنجاح والثقة كلما كنت منتظمًا أكثر، بالإضافة إلى اختفاء شعور تأنيب الضمير بسبب التقصير.
- سيكون لديك متسع من الوقت لقضائه مع عائلتك أو أصدقائك دون أن تشعر بضغط العمل أو الدراسة.
- من خلال تنظيم الوقت وإدارته بفعالية، ستستطيع تحقيق أهدافك بسرعة أكبر وبنجاح.
- ستتمكن من تطوير نفسك أكثر في المجال الذي تمارسه مهما كان نوعه، وذلك بسبب صفاء دماغك، ووجود وقت إضافي يمكنك فيه حضور كورسات أو القراءة.
اقرأ أيضًا – ما هو مؤشر الأداء الرئيسي (KPI)؟ key performance indicator
أبرز طرق واستراتيجيات إدارة الوقت وتنظيمه
قبل أن أطرح عليك الطرق والاستراتيجيات الفعالة لإدارة الوقت، يجب أن أخبرك أن أكثر ما يؤدي إلى فشلك وفشل تنظيم الوقت هو التسويف.
فهل تتذكر عدد المرات التي أجلت بها تنفيذ ما عليك إنجازه، وتستمر في التأجيل والتسويف ثم تواجه الفشل نتيجة لذلك؟
التسويف وتأجيل المهام من الأمور التي تؤدي بالطبع إلى الفشل، كما إن التسويف والتأجيل سيسبب لك المزيد والمزيد التراكمات التي ستواجهها في النهاية دفعةً واحدةً دون تحقيق أي منها.
لذلك، قبل أن أطرح عليك طرقًا لإدارة الوقت يجب أن تكون صادقًا مع نفسك بتنفيذها وترك التسويف جانبًا.
فإن كنت عازمًا على إدارة وقتك وتسعى بصدق إلى ذلك بتابع القراءة، وإن لم تمتلك العزيمة بعد، فلا تضيع المزيد من الوقت بالقراءة وامتلك العزيمة ثم عد لتعرف الطرق اللازمة لإدارة وقتك.
- نظم قائمة من المهام الخاصة بك:
قائمة المهام To do List، هي أحد أهم الخطوات الأساسية التي من المهم أن تبدأ بها عندما تنظم وقتك.
لذلك أحضر ورقة فارغة وقلمًا وابدأ بتنظيم قائمة تحتوي على جميع المهام المترتبة عليك بشكل واضح.
وأنصحك بكتابة المهام بطريقة لا تجعلها طويلة فتحبطك وتقلل من عزيمتك، بحيث تصيغ المهام لتكون أقصر ما يكون، فذلك سيحفزك أكثر على تنفيذ المهام، ومن المهم أيضًا أن تبدأ بالمهام ذات الأولوية الأعلى.
ومن إيجابيات هذه الخطوة أنها تحفزك أكثر على تنفيذ المهام وإنهائها واحدة تلو الأخرى، كما أنها تساعدك على معرفة جميع المهام المترتبة عليك دون نسيان إحداها.
- حدد الأسباب التي تدفعك للتسويف:
دائمًا ما تكون الخطوة الأولى واللازمة لحل أي مشكلة هي معرفة أسبابها التي أدت إليها، وفي هذه الحالة فإن التسويف والمماطلة هو المشكلة الحقيقية.
لذلك، يجب أن تحدد الأسباب التي تدفعك إلى التسويف.
هل تكره هذه المهمة؟ أم أنك لا تمتلك الطاقة الكافية لها؟ أو أن هناك أمور تندفع نحوها لتتجاهل مهمتك.
مهما كانت المشكلة التي تواجهها والتي تؤدي بك إلى تأجيل مهامك، فالأهم هو أن تعرف هذا السبب حتى تستطيع حل المشكلة.
- ضع وقتًا مناسبًا لتنفيذ كل مهمة:
من الأفضل أن تحدد الوقت المناسب لتبدأ بكل مهمة، وكذلك يجب أن تعطي لكل مهمة الوقت الكافي لإنجازها وذلك بحسب طبيعتها وحجمها ومدى صعوبتها.
أعلمُ أنك قد تواجه مهامًا تتطلبُ وقتًا كبيرًا لتنفيذها، أو أنك تشعر بالضجر غالبًا عند تنفيذ مهامك.
لذلك، سأخبرك باستراتيجية شهيرة ومفيدة جدًا لتجعلك تلتزم بمهامك، وتسمى هذه الاستراتيجية بطريقة البومودورو (Pomodoro Method).
وتتمثل هذه الطريقة في إنجاز مهمتك عبر العمل عليها 25 دقيقة ثم تتوقف لتأخذ استراحة 5 دقائق، لتعود وتكمل بعدها لفترة 25 دقيقة ثم تتوقف وتأخذ استراحة أخرى لمدة 5 دقائق، وتستمر في تكرار العملية حتى إنجاز مهمتك.
وتعد هذه الطريقة أكثر ما سيفيدك ويساعدك في التركيز بشكل أكبر، وستصبح أكثر إقبالًا على إنجاز مهامك.
- ابدأ بالمهمة الأصعب:
هناك نظرية تسمى “طريقة أكل الضفدع أولًا” وتشير هذه الطريقة إلى البدء بالمهمة الأصعب أولًا في بداية يومك، وفي هذه النظرية قد تم تشبيه أصعب مهمة وأكثرها إزعاجًا بالضفدع.
وفي الحقيقة، عندما تنتهي من أصعب مهمة لك في بداية يومك سيعطيك طاقة تحفيزية لإنجاز باقي المهام لأنها ستكون أسهل.
حيث ستشعر وكأنك أنهيت أغلب عملك اليوم، وبما إنك في الخطوة الأولى وضعت المهام في جدول ورتبتها من الأصعب إلى الأسهل أو من الأكثر أهمية، فهذه الخطوة ستفيدك في معرفة أكثر المهام صعوبةً.
- امنح نفسك قسطًا من الراحة يوميًا:
أحيانًا يكون سبب تسويفك والمماطلة في تنفيذ المهام المترتبة عليك هو عدم انتظامك في أخذ قسطًا من الراحة في اليوم.
فالاسترخاء وأخذ ساعة للنوم في النهار تعزز من تحفيزك نحو العمل أو الدراسة.
ولكن، استراحتك التي تقضيها على مواقع التواصل الاجتماعي، أو عبر التحدث مع أصدقائك دون أن تقضي بعض الوقت للاسترخاء أو النوم ليس مفيدًا.
لذلك، من المهم أن تخصص وقتًا لتسترخي فيه أو لتأخذ قيلولة، بحيث تنفصل عن بيئة العمل أو الدراسة، لتخلو مع نفسك ويصفو دماغك.
قسم مهامك إلى أجزاء صغيرة:
إذا كان عليك تنفيذ مشروع كبير، أو أنك تحاول دراسة إحدى موادك الضخمة، فستجد أن الحجم الكبير الواجب عليك إنجازه عائقًا أمام إشعال حماسك للبدء، أو قد تقضي تنفيذه للمهمة بتوتر وخوف بسبب تفكيرك بعدم وجود وقت كافٍ.
لذلك، من الأفضل في هذه الحالة أن تقوم بتقسيم مشروعك أو مادتك الضخمة إلى مهام أصغر، بحيث تعطي لكل مهمة صغيرة فترة من الزمن لإنجازها.
ويعتمد توزيع الوقت بحسب حجم المهمة الصغيرة وصعوبتها، وفي الحقيقة هذه الاستراتيجية تُستخدم داخل الشركات لتنفيذ مشاريعها بدقة.
كما ذكرت لك سابقًا عن طريقة البومودورو، فهي طريقة تتيح لك تقسيم الوقت، ولكن هذه المرة ستقسّم المهام إلى أجزاء، وبذلك تكون نظمت مخططًا دقيقًا تسير وفقه لتحقق تنفيذ جميع مهامك بنجاح.
- كافئ نفسك:
من الجيد أن تمنح لنفسك مكافأةً عندما تقوم بإنجاز أي مهمة من مهامك، فهذا سيعطيك شعورًا يحفزك أكثر للإنجاز.
فمثلًا، يمكنك أن تمنح نفسك وقتًا تقضيه مع صديقك المقرب، أو شراء وجبة طعام تحبها، وكلما استطعت الإنجاز أكثر ضاعف المكافأة.
- ابتعد عن الإنترنت:
في الحقيقة، يعد الإنترنت أكثر المصادر التي تشكل سببًا في إضاعة الوقت.
طبعًا في كل مرة تقول أنك ستشاهد مقطع فيديو واحد على الفيس بوك ثم ستبدأ بقوة في تنفيذ مهامك، ثم تنتقل من فيديو لآخر حتى تضيع منك الساعات دون أن تشعر.
وهذا أبسط مثال عن ملهيات الإنترنت عدا عن الألعاب ومشاهدة المسلسلات والأفلام ومتابعة التريندات….إلخ، أرأيت كيف أن الإنترنت هو سبب في ضياع وقتك، وبما إنك الآن عرفت أكثر الأسباب لإضاعة الوقت والتسويف، فما هو الحل؟
الحل في أن تبقى بعيدًا عن الإنترنت خلال أوقات عملك أو دراستك، وأنصحك بألا تبدأ صباحك على الإنترنت، فهذا سيشتت دماغك ويضيع وقتك.
لذلك، يمكنك أن تخصص وقتًا له للترفيه عن نفسك، ولكن حاول أيضًا أن تكون ممارساتك على الإنترنت مفيدة، كأن تشاهد فيديوهات علمية، أو قراءة كتاب مفيد.
في الختام، هناك الكثير والكثير من طرق واستراتيجيات إدارة الوقت، ولكن الطامة الكبرى ليست في عدم معرفتك لهذه الطرق، بل في إرادتك وقوتك الشخصية والسيطرة عليها.
لذلك، كن صادقًا مع نفسك، وابدأ من جديد وحاول تنفيذ الطرق التي أعطيتك إياها.
