يحتاج إنجاز المشاريع إلى إدارة قوية تنظم وترتب المهام، ومدير يعرف كيفية تحديد الأولويات وتنفيذها، إضافةً إلى تحديد الأهداف وتنظيم فريق العمل والتواصل معهم، ولا شكّ بالمزيد من المهام التي ستترتب عليك كونك مديرًا.
لهذا، أنت بحاجة إلى معرفة أهم أدوات يجب أن تستغلها لإدارة المشاريع عبر الإنترنت التي تساعدك على تسهيل هذه المسؤوليات وتنظيمها عليك.
وفي هذا المقال على منصة تقني بلس TiqnyPlus سنستعرض أهم أدوات إدارة المشاريع عبر الإنترنت، فتابع معنا.
بما إن العمل عبر الإنترنت أصبح أكثر شيوعًا من أي وقتٍ مضى، ونظرًا لميزاته التي جعلت الشركات تتوجه إلى العمل عبر الإنترنت، فقد أصبحت المشاريع تنفذ عبر شبكات الإنترنت.
لذلك يمكن القول أن هناك اختلاف في تنفيذ المشاريع عبر الإنترنت عن تنفيذها بشكل تقليدي، ويكمن هذا الاختلاف في طبيعة التنفيذ وبعض الاختلافات الأخرى.
وفي طبيعة الحال، يحتاج المدير إلى بعض الأدوات التي تساعده على التخطيط والتحليل وتنظيم العمل.
فمثلًا، يعمل المدير على مراقبة الموارد المالية ومتابعتها، وإدارة الموظفين ومتابعة سير عملهم وتنظيمهم.
ومهما كان المدير يمتلك من مهارات إدارية عالية وخبرات واسعة في مجاله، فالمسؤوليات الكثيرة تتطلب منه الاعتماد على أدوات تعينه على تنفيذها.
لماذا تعد أدوات إدارة المشاريع عبر الإنترنت مفيدة؟
توفر بعض الأدوات الجيدة العديد من الفوائد التي يتحصلها المدير، ومن أهم ما تقدمه هو التسهيلات في العمليات الإدارية.
فلو كنت مديرًا لمشروع ما، فمن المهم أن يكون جميع أفراد فريقك القائمين على تنفيذ المشروع على علمٍ بجميع المستجدات، وأن يكونوا على اطلاع على كافة تفاصيل التنفيذ.
إضافةً إلى إن المناقشات والتواصل الذي يعد من الأمور المهمة جدًا بينك وبينهم لإبداء الرأي ومناقشتهم ومتابعة العمل كفريق واحد.
خاصةً لو كان هناك تعديلات يجب أن تُنجز فمن المهم أن يكون التواصل مستمرًا طيلة فترة تنفيذ المشروع.
ويتم ذلك من خلال إتاحة أدوات التواصل معهم، وهذا ما تتيحه أدوات إدارة المشاريع عبر الإنترنت، حيث تسهل هذه الأدوات عمليات التواصل.
وأغلب هذه الأدوات توفر ميزة التواصل الجماعي لتسهيل التواصل بين جميع الأعضاء، وفتح باب المناقشات وتسهيل إخبار الجميع بتفاصيل العمل.
والجدير بالذكر، أن دون أدوات التواصل بين أفراد الفريق يستنزف الكثير من وقتهم وجهدهم، حيث إن الفريق الذي لا يتوفر لديه أدوات تواصل جيدة بين أعضائه يستهلك وقتًا كبيرًا في إنجاز المشاريع والمهام المطلوبة منه.
والذي يؤدي بهم إلى أن يعتمدون على رسائل البريد الإلكتروني الذي يتطلب منهم إرسال حوالي 300 رسالة تقريبًا في الأسبوع، وكما نعلم أن قراءة رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها تستغرق وقتًا بحوالي ساعتين في اليوم.
ومن أهم الفوائد التي توفرها هذه الأدوات هو إمكانية تتبع المهام المسؤول عنها كل فرد في الفريق على حدى، وإمكانية معرفة ما يجب عمله وتنفيذه، وما هي المهام التي يجب تنفيذها في المستقبل.
كما يستطيع أفراد الفريق تبادل المسؤوليات وإعانة بعضهم البعض، فمثلًا عندما يعاني أحد الأعضاء من ضغوط كثيرة في عمله، فيمكن لفرد آخر لدي متسع من الوقت مساعدة ذلك الفرد.
وكل ذلك يتم بمعرفة كل فرد مسؤولياته وما تم إنجازه عبر إحدى أدوات إدارة المشاريع عبر الإنترنت.
وتعد الأدوات لإدارة المشاريع أحد الأسباب الرئيسية التي جعلت من الكثيرين يتوجهون نحو تنفيذ مشاريعهم عبر الإنترنت، فهي توفر لهم مزايا وخصائص المرونة وتسهيل أعمالهم والقدرة على التحكم بها بشكل أكبر.
وهذا ما ساعد في إضافة الراحة لبيئة العمل. ومن خلال إحدى الإحصائيات، نكتشف أن 97% من المشاريع التي أقيمت على الإنترنت كان سبب زيادة نجاحها هو استخدام أدوات إدارة المشاريع.
وقد ذكر البعض تمكنه من توسعه في العمل وزيادة إنتاجيته مع توفير الكثير من الوقت والجهد بفضل تلك الأدوات.
اقرأ أيضًا – طرق واستراتيجيات إدارة الوقت لإنجاز أكثر قدر من مهامك اليومية
كيف يمكنني اختيار أداة إدارة مشاريع جيدة؟
كمدير مشاريع، هناك الكثير من الأمور والتفاصيل التي يجب أن تكون على اطلاع عليها باستمرار، فالعمل الذي لا تعرف إلى أي حدٍ قد وصل وما الذي أُنجِزَ منه، فهذا يدل على الفشل.
لأنك تحتاج إلى أن تعرف ما ينفذه الموظفون، وفيما إذا كان هناك مشاكل أو تقصير ومتابعة جميع الأعضاء بشكل يومي وتوجيههم.
وفيما يلي أهم ما يجب أن تقدمه الأداة الجيدة لاختيارها:
- التواصل:
تحدثنا كثيرًا عن أهمية التواصل بين جميع أعضاء الفريق لتنسيق العمل فيما بينهم وتوجيههم بشكلٍ جيد، إضافةً إلى إن المناقشات لها أهمية في تحسين جودة العمل وحل المشكلات وإبداء الآراء.
لذلك من المهم أن تختار أداةً توفر لك التواصل الفعل مع أفراد فريقك بشكل جماعي.
- التخصيص:
من المهم جدًا أن توفر الأداة المختارة بعض التخصيصات المهمة، فبشكل طبيعي تختلف المشاريع عن بعضها البعض في كل شيء، من كيفية تنفيذه، وأعضاء فريقه، وطريقة تفكير صاحبه وكل تفصيل فيه.
لذلك، من المهم أن توفر الأداة التي ستختارها ميزة إمكانية تخصيص السمات والتخطيطات وطرق العرض وغيرها، وبذلك تستطيع أن تخلق تكيفًا بين تطبيق إدارة المشروع مع طبيعته.
- التحديثات:
من الطبيعي عندما تختار أي أداة تقنية أن تختارها توفر تحديثات مستمرة كل فترة، لأن التحديثات مهمة لتوفر المزيد من المزايا، ولتكون أكثر تطورًا.
لذلك، ابتعد عن كل أداة لا توفر تحديثات جديدة في كل فترة، وإلا فإنك ستظل تعمل على أداة قديمة تعيق من عملك، في حين أن غيرك يستمتع بميزات حديثة تسهل من عمله وتسرعه.
- الاستخدام السهل:
لماذا تبحث عن أداة في إدارة المشاريع عبر الإنترنت؟
بشكل طبيعي ستجيبني لكي توفر لي المزيد من التنظيم وترتيب العمل ولتسهيل العمل ككل.
حسنًا إذًا، هل هناك فائدة من أداة صعبة الاستخدام؟
الجواب لا، لأنك تبحث عن أداة تسهل عملك لا تعيقه، لذلك ابحث عن أداة يكون استخدامها سلسًا وغير معقدة أو سهلة التعلم عليها.
اقرأ أيضًا – ما هو مؤشر الأداء الرئيسي (KPI)؟ key performance indicator
أفضل 6 أدوات تدير بها مشاريعك عبر الإنترنت
سأستعرض لك بعض أفضل الأدوات التي يمكنك استخدامها لتعينك على إدارة المشاريع عبر الإنترنت، وهي:
أداة Wrike
أداة Wrike هي عبارة عن تطبيق موجود على الإنترنت، ويعد من أفضل أدوات إدارة المشاريع عبر الإنترنت.
وتعد هذه الأداة مشهورة للغاية، فقد حازت على عدة جوائز، وتتيح هذه الأداة ميزات تمكّن الشركات الكبيرة من تنظيم وإدارة مشاريعها.
ويمكنك استخدام أداة Wrike من خلال الدخول على هذا الرابط.
- مميزات أداة Wrike:
- تمتلك أداة Wrike واجهة استخدام واسعة، حيث تتألف من ثلاث أجزاء منفصلة لتسهيل إمكانية الوصول:
- الجزء الأول مخصص للتسلسل الهرمي للمشروع ويعمل على إدارة المهام الفرعية.
- أما القسم الثاني فهو مخصص لعرض كافة المهام التي يتم تنفيذها حاليًا.
- في حين أن القسم الثالث يحتوي على معلومات تفصيلية لكل مهمة حالية.
- عرض تحليلات شاملة لجميع المهام بشكل مفصّل، ويتيح ذلك لمدير المشاريع إمكانية وضع رؤية واضحة للمشروع.
- توفر الأداة أيضًا تمثيلات رسومية توضح فيها تقدم مشروعك عبر الزمن.
- سعر أداة Wrike:
بالنسبة إلى أسعار أداة Wrike فتتيح الأداة عدة نسخ، وهي:
- نسخة مجانية: تتيح هذه النسخة إدارة فريق مكون من ٥ أفراد على الأكثر.
- نسخة احترافية: يمكنك في هذه النسخة إدارة ١٥ فردًا، وسعرها 9.8 دولارًا أمريكيًا لكل فرد في الشهر.
- نسخة متعددة الأعمال: هذه النسخة مخصصة للفرق الكبيرة، حيث تتيح إدارة ٢٠٠ عضوًا فيها، والسعر 24.8 دولارًا أمريكيًا لكل فرد في الشهر.
أداة Trello
تعد Trello أداةً رائعة لإدارة المشاريع، وتتميز في سهولة استخدامها وترتيب المهام والأولويات ضمنها.
ويتم تنظيم المشاريع ضمنها عبر بطاقات منفصلة عن بعضها البعض، ويمكن تخصيص كل بطاقة لفرد من أفراد الفريق يتوضع عليها مهامه.
ويستطيع مدير المشروع الوصول إلى هذه البطاقات عبر لوحة القيادة الخاصة به، وتمتلك الأداة جزئين مهمين فيها يساعدان في تسهيل الإدارة.
ويمكنك الوصول إلى أداة Trello، من خلال هذا الرابط.
- إيجابيات أداة Trello:
- تمتلك أداة تريللو واجهة مستخدم بسيطة الاستخدام.
- السهولة المطلقة في إدارة جميع المهام وجدولتها.
- سعر أداة Trello:
- النسخية المجانية: تتيح تريللو نسخة مجانية للفرق الصغيرة
- النسخة التجارية: متخصصة للفرق متوسطة الحجم، وسعرها 9.99 دولارًا أمريكيًا لكل فرد في الشهر.
اقرأ أيضًا – تطبيقات هرم ماسلو في مجال الإدارة والأعمال
أداة Workzone
تم إنشاء أداة Workzone منذ عام 2000 والتي يعتمد عليها المثير من الأشخاص من وقتٍ إلى آخر.
يمكنك متابعة حالة مشروعك والتطورات التي وصل إليها عن طريق الدخول على لوحة المعلومات الخاصة به.
ومن المميز في أداة Workzone أنه يوفر كافة المعلومات التي قد تحتاجها إلى مشروعك بشكل فوري، من تواريخ استحقاق وبيان بالمهام الأساسية والفرعية، وكذلك الأشخاص الموجهة لهم تلك المهام ومدى الإنجاز الذي تم بها بشكل بسيط وسلس.
قم باستخدام أداة Workzone فورًا ولا تضيع فرصة الاستفادة منها من خلال هذا الرابط.
أداة Flow
أداة Flow هي أحد الأدوات المميزة لإدارة المشاريع عبر الإنترنت، وقد تم إنشاء هذه الأداة في البداية لإدارة المشاريع الخاصة بالشركات التقنية، وفيما بعد تم استخدامها لإدارة مشاريع متنوعة بمجالات مختلفة.
وما يميز هذه الأداة أنها تخلق بيئة عمل مثالية، وهذا ما يبحث عنه المدراء، وتوفر ميزات عديدة مثل جدولة المهام وترتيبها للأعضاء، وإمكانية إحالتها إلى المسؤولين.
كما توفر هذه الأداة إمكانية التواصل بين أعضاء الفريق للمناقشة وإبداء الآراء وطرح المساعدات بين بعضهم البعض، كما إن هذه الأداة توفر تصدير مشروعك النهائي على شكل ملفات بصيغ مختلفة مثل PDF، Excel وغيره.
ويمكنك الوصول إلى أداة Flow واستخدامها، من خلال هذا الرابط.
أداة Asana
أداة Asana هي أحد أشهر أدوات إدارة المشاريع المنتشرة في جميع أنحاء العالم، وتمتلك هذه الأداة مجموعة من الميزات التي تجعلها واحدة من أفضل الأدوات لإدارة مشاريعك بسهولة.
إنها أداة سهلة الاستخدام بفضل المرونة الكبيرة في التحكم بها وإدارة قوائم المهام، وتوفر خصائص جدولة المهام وتنبيه الأعضاء إلى زمن انتهاء المهمة وعرض جداول توضح تفاصيل المشروع كاملًا، وتتيح إمكانية التواصل مع الفريق.
يمكنك استخدام أداة Asana الرائعة، من خلال هذا الرابط.
- إيجابيات أداة Asana:
- توفير خاصية السحب والإفلات لإدارة المهام
- توفر الأداة الكثير من عمليات الدمج.
- سعر أداة Asana:
- نسخة مميزة: بسعر 13.99 دولارًا شهريًا لكل فرد، وهي نسخة مخصصة للفرق الصغيرة.
- نسخة تجارية: بسعر 30.49 دولارًا أمريكيًا لكل فرد، وتحتوي هذه النسخة على ميزات أعلى.
أداة Clickup
من أفضل أدوات يجب أن تستغلها لإدارة المشاريع عبر الإنترنت هي أداة Clickup الرائعة والتي توفر مميزات احترافية لن تجدها في في مكانٍ آخر.
والتي توفر عدد لا حصر له من طرق العرض المميزة والتي تتناسب مع مع جميع مستويات فرق العمل.
ومن بين الطرق التي يمكنك الاعتماد عليها من خلال أداة Clickup ما يلي:
- List view
- Me view
- Saving Layouts
- Custom Views
- Box view
يمكنك الاستفادة من أداة Clickup وبدء استخدامها من خلال هذا الرابط.
اقرأ أيضًا – دليل الإدارة المالية الشخصية: أهم 7 نصائح لإدارة الأموال بنجاح
في الختام، تعد أدوات إدارة المشاريع عبر الإنترنت مهمة جدًا لإتمام المشاريع بدقة، فكما رأينا كيف تساعدك الأدوات في ترتيب وتنظيم المهام وجدولتها.
بالإضافة إلى توفير أدوات للتواصل بين أعضاء الفريق والتنسيق معهم طوال فترة التنفيذ.
